In einer üblichen Unternehmenshierarchie arbeitet z.B. das Sekretariat dem Chef zu. Um das auch deutlich im Kalender zu kennzeichnen bietet es sich an Gruppen zu nutzen.
Hier ein Beispiel dazu: Frau Meier macht Termine für Herrn Berger. Im CRM wurde eine Gruppe mit dem Namen “Me an Be” angelegt. Als Mitglieder dieser Gruppe wurden die CRM Benutzer Meier und Berger eingetragen. Dieser Gruppe wurde eine bisher noch nicht genutzte Kalenderfarbe zugewiesen. Wenn Frau Meier jetzt einen Termin für Herrn Berger im Kalender einträgt, so setzt Sie den Eigentümer (zuständig) auf die Gruppe “Me an Be”.
Herr Berger findet dann diese Einträge in seinem Kalender in der speziellen Farbe und erkennt sofort, dass der Termin durch das Sekretariat vereinbart wurde. Sein Seketariat kann die Einträge auch im eigenen Kalender in der speziellen Farbe sehen und ggf. verwalten.